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会社設立時の各種費用と役員借入金について
QUESTION
お世話になります。
役員３名にて、現在会社設立のための準備を進めておりますが、登記完了までにかかる
費用の扱いについて相談させてください。
会社設立準備から、会社登記完了までにかかる費用を役員個人名の領収書で取っておき、
登記後に返却する形で考えていますが、この際、必要な書類は領収書のみで良いでしょうか？
（契約書・借用書等は必要ありませんか？代表者名の領収書である必要がありますか？）
費用の内訳については、創立費・創業費（各種手続き・事務所手配）、開業費（一部の設備、PC・電話機など）
で考えています。
上記の件および何か注意点等ありましたらご指摘ください。
よろしくお願いいたします。
ANSWER
税理士の佐藤と申します。
株主も社長もお一人、という場合はさほど気にしないのですが、役員３名とのことですので、現金の出入りには厳密さが必要と考えます。以下、考え得る厳密なご回答をいたしますので、趣旨を踏まえて適宜、簡便な処理にしていただければと存じます。
書類につきましては、立替をした役員から、会社へ請求書を発行してもらい、その請求書に設立費用の領収書を添付するという形がよいかと存じます。後日、誰が何をどういう理由で立て替えたのか、はっきり分かるようにするためです。
今後、役員や従業員が立替をすることは頻繁に出てくるかと存じますが、それに備えて、「立替経費精算書」の様式を作られるとよいかもしれません。今回の請求も、請求書をわざわざこしらえるより、その「立替経費精算書」で処理をしたほうが効率的かもしれません。ネット上に「立替経費精算書」のひな形がありますので、これを貴社用にアレンジされると良いでしょう。
また、この精算書には、上司の承認印を押印させるのが一般的です。私的な使い込みを防ぐためです。とくに創立費や開業費については、ことの性質上社長の押印が必要と考えます。立て替えたのが社長の場合は、副社長や専務にチェックさせます。請求書や「立替経費精算書」を作らない場合でも、最低限、取引先からもらってきた領収書等に、本人とチェック者のハンコをついておきましょう。なお、ハンコをついた日付も付記するようにしておくと、精算業務が遅れるのをいくらか防止できます。
精算代金については、振り込みにするのがよいと考えます。払った跡が残るからです。ただ、振込はそう頻繁にできませんので、現金で払う必要も生じるでしょう。この場合、本人から領収書を受領するなどにより、二重払いや払いモレを防ぐ手だてを講じられるとよいかと存じます。上で書きました「立替経費精算書」の様式に、本人受領確認欄を設けて、現金受取時に本人に押印してもらうという手もあります。
ちなみに、税金の話をしますと、創立費、開業費は、ともに損金（個人でいう必要経費）に落とす時期や額は任意です。つまり、黒字が出た分にあわせて部分的に経費にして、残りは来期に回す、ということができます。ただ、会計上はあまり好ましい処理ではありませんので、融資金利の優遇を受けるため、などの理由で、きちんとした会計処理をする予定という場合には、それが許容範囲かどうか確認をされたほうがよいでしょう。
以上、ご参考になれば幸いです。よろしくお願いいたします。
- 専門分野
- 事業計画・商品開発 資金調達 会社設立・許認可 会計・税務
- 保有資格
- 税理士 メンタルケア・スペシャリスト
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